Carda is gespecialiseerd in de verwerking van schuim en mousse op maat voor professionele klanten.

Het bedrijf verwerkt grote blokken mousse en schuim tot de gewenste vorm en afmetingen: van eenvoudige versnijdingen en eenmalig stukwerk tot complexe vormen en grotere series.

Die diversiteit zie je ook in de dagelijkse werking. Een standaardartikel kan rechtstreeks uit voorraad vertrekken, terwijl een maatwerkorder eerst langs productie passeert, met specifieke afmetingen, productinformatie en soms een technische tekening.

Carda werkte al jarenlang met een ERP dat een groot deel van de dagelijkse werking ondersteunde, maar het systeem was verouderd en nieuwe behoeften werden moeilijker op te vangen.

Niet elke werkwijze buiten het ERP was echter een probleem. Sommige processen werkten in de praktijk net goed en moesten niet zomaar verdwijnen.

Zo werden maatwerkorders vroeger op een doorschrijfbon genoteerd. Eén exemplaar ging via een buizensysteem naar productie en werd daar als productiebon gebruikt. Het andere bleef bij de administratie als leverbon. De gegevens werden later ook in het ERP ingevoerd.

Die papieren werkwijze bracht een order snel naar de werkvloer. Dat praktische voordeel wilde Carda behouden, terwijl de administratieve flow wel naar Odoo verhuisde.

Carda maakt zelf veel maatwerk, maar dat betekent niet dat ook het ERP overal maatwerk nodig heeft. We vertrokken zoveel mogelijk vanuit standaard Odoo en pasten alleen gericht aan waar de dagelijkse praktijk dat echt vroeg.

De productiebon is daarvan het duidelijkste voorbeeld. Eén verkooporder kan meerdere productieorders genereren, terwijl productie die in de praktijk samen behandelt. Daarom werd een compacte bon ontwikkeld waarop de relevante productieorders en informatie zoals klant, referentie, deadline, transport en productspecificaties samenkomen.

Het doel was dus niet om de bestaande werkwijze één-op-één te digitaliseren, maar om Odoo en de werkvloer logisch op elkaar te laten aansluiten. Odoo stuurt de administratieve flow aan, terwijl de productie kan blijven werken op een manier die voor hen praktisch is.

Zo kreeg Odoo een centrale rol zonder bewezen werkwijzen onnodig te vervangen.

Met meer dan 4.000 producten was een één-op-één overname van de bestaande productstructuur geen goede optie. De overstap werd daarom ook gebruikt om het assortiment consistenter op te bouwen.

Samen bekeken we waar varianten nuttig waren, welke kenmerken en maateenheden nodig waren en welke categorieën echt een functie hadden. Carda werkte vervolgens zelf een eerste nieuwe structuur uit.

Die opzet werd getest in realistische processen: producten werden aangemaakt, verkocht, geproduceerd en verwerkt zoals na de go-live. Op basis daarvan werden varianten aangepast, ontbrekende gegevens aangevuld en producten waar nodig anders opgebouwd.

Ook de key-users testten de verschillende flows mee. Zo leerden zij niet alleen Odoo kennen, maar ook de keuzes achter de inrichting. Daardoor konden ze later hun collega’s mee opleiden, met SustainERP als ondersteuning.

Richting go-live verschoof de focus naar stamdata, lopende transacties, gebruikersrechten, voorraad en boekhouding. Niet alleen Odoo moest klaar zijn voor Carda; Carda moest ook klaar zijn om ermee te werken.

Vandaag vormt Odoo de basis voor een groot deel van Carda’s dagelijkse werking. Verkoop, productie, logistiek, aankoop, voorraad, facturatie en boekhouding komen samen in dezelfde omgeving.

De verkooporder vormt het vertrekpunt voor de verdere flow. Van daaruit worden productie, levering, facturatie en waar nodig aankoop aangestuurd. Zo vertrekt de administratieve opvolging telkens vanuit dezelfde informatie.

Niet alles werd tijdens de eerste overstap volledig gedigitaliseerd. Op de productievloer blijven papieren bonnen voorlopig deel van de werking, maar ze worden nu vanuit Odoo aangestuurd.

Vanuit die basis kan Carda verder bouwen. Verdere digitalisering van de werkvloer, ondersteuning voor chauffeurs, een mogelijke webshopintegratie en later ook HR kunnen elk afzonderlijk worden aangepakt wanneer daar binnen de organisatie ruimte voor is.

Zo is de overstap naar Odoo geen eindpunt, maar een basis voor volgende stappen.