CASE — EQ3

EQ3 centraliseert haar bedrijfsvoering in Odoo en verbindt webshop en logistieke partner

Hoe SustainERP een schaalbare digitale flow bouwde tussen Drupal, Odoo en een externe leveringspartner.

Een moderne e-commercewerking bestaat zelden uit één systeem. Ook bij EQ3 was dat het geval. De webshop draait in Drupal, Odoo ondersteunt verder alle bedrijfsprocessen. Daarnaast werkt men met een externe partner die de logistiek en een gedeelte van het productieproces op zich neemt.

De vraag was dus niet: “Hoe verhuizen we alles naar Odoo?”
De juiste vraag was: “Hoe zorgen we dat elk systeem zijn rol speelt, zonder dat EQ3 de verbinding ertussen manueel moet bewaken?”

Dat is waar SustainERP het verschil maakt: niet door onnodig te vervangen, maar door slim te verbinden. Door eerst te begrijpen welke systemen vandaag waarde creëren, konden we bepalen waar Odoo moest vervangen, versterken of verbinden.

De kern van het project

Koppeling tussen Webshop en Odoo

Webshoporders komen via een koppeling binnen in Odoo, zodat de ERP-flow naadloos wordt gevoed zonder manuele input.

Drie systemen, één flow

Odoo, Drupal (platform waar de webshop op draait) en het systeem van de logistieke partner moeten samenwerken als één operationele keten.

Koppeling naar de leveringspartner

Leveringsinformatie wordt vanuit Odoo doorgestuurd naar de externe partner die de fulfilment voor zich neemt. Statusinformatie over leveringen en ontvangsten komt vervolgens terug richting Odoo in real time.

Odoo als centrale draaischijf

Odoo werd ingericht als de plek waar de operationele opvolging gebeurt en waar de master data wordt beheerd.

Vooronderzoek vóór implementatie

Voor de technische uitwerking werd eerst gekeken naar proceslogica, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, timing en budget.

Koppeling tussen Webshop en Odoo

De oplossing is niet gebouwd als tijdelijke workaround, maar als fundament waarop EQ3 verder kan groeien. Daarbij blijft de architectuur flexibel: wat vandaag goed werkt, blijft behouden; wat later beter in Odoo past, kan gefaseerd worden herbekeken.

De uitdaging: grip krijgen op de volledige keten

Voor EQ3 is de webshop het belangrijkste digitale kanaal. Tegelijkertijd moest de backoffice voldoende structuur krijgen om CRM, bestellingen, leveringen en facturatie vlot op te volgen.

Daarbovenop werkt EQ3 met een externe partner voor de leveringsdiensten. Dat maakte de uitdaging groter dan een klassieke Odoo-implementatie.

Wanneer verschillende systemen en partners betrokken zijn, ontstaan risico’s niet alleen in de software, maar vooral op de raakvlakken tussen systemen. Denk aan dubbele invoer, foutgevoelige overdracht van informatie, onduidelijke statusinformatie of extra manueel werk om alles op elkaar af te stemmen.

De ambitie was daarom duidelijk: van webshopbestelling tot levering moest de flow betrouwbaar, overzichtelijk en schaalbaar worden.

De oplossing: Odoo als operationele draaischijf

SustainERP koos voor een integratie-aanpak waarin Odoo de operationele draaischijf werd tussen webshop en levering.

De webshop in Drupal blijft het commerciële kanaal. Bestellingen en relevante gegevens worden via een systeemkoppeling naar Odoo gebracht. Vanuit Odoo wordt de verdere flow opgevolgd en wordt de nodige informatie via een tweede koppeling doorgestuurd naar de externe leveringspartner. Deze laatste koppelt op haar beurt feedback terug naar Odoo in verband met leveringen en ontvangsten.

In een laatste stap wordt er gefactureerd vanuit Odoo. Ook de boekhouding wordt vanuit Odoo gevoerd.

Daarmee ontstaat de volgende digitale keten:

Dit plan van aanpak was het resultaat van een vooronderzoek waarbij niet alleen gekeken werd naar de software, maar ook naar proceslogica, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden tussen de drie partijen. Er werd duidelijk gemaakt welke processen in Odoo thuishoren, welke systemen beter behouden blijven en waar koppelingen nodig zijn om de volledige keten betrouwbaar te maken.

Waarom niet alles vervangen?

Een belangrijk inzicht in dit project: een goede ERP-implementatie betekent niet dat elk bestaand systeem moet verdwijnen.

De webshop, die draait op Drupal, is sterk afgestemd op de specifieke noden van EQ3. Ook bij de externe leveringspartner werkt men met in-house systemen die niet zomaar vervangen kunnen worden.

Alles vervangen zou technisch misschien mogelijk zijn, maar niet noodzakelijk de beste keuze.

Een duurzame implementatie vertrekt niet vanuit de vraag “Wat kunnen we maximaal vervangen?”, maar vanuit de vraag “Welke keuze creëert het meeste toegevoegde waarde?”

Daarom werd Odoo niet ingezet als totale vervanging, maar als verbindende en structurerende laag tussen de verschillende systemen. Die keuze hield het project pragmatisch, beheersbaar en toekomstgericht:

Wat goed werkt, blijft behouden. Wat beter verbonden moet worden, wordt geïntegreerd. Wat later meer waarde creëert binnen Odoo, kan gefaseerd worden herbekeken.

Neem de webshop van EQ3. Het is een mogelijkheid om die op termijn naar Odoo te verhuizen. Maar voor de initiële implementatie werd bewust gekozen om dat niet te doen. We creëren eerst stabiliteit en controle. Pas in een latere fase wordt er gekeken naar verdere optimalisatie.

Het resultaat: minder operationele druk, meer ruimte voor groei

Voor EQ3 betekent deze oplossing dat de organisatie verder kan groeien zonder dat standaardoperaties onevenredig veel tijd en aandacht blijven vragen.

Orderinvoer, levering en facturatie worden beter gestructureerd binnen één digitale flow. Daardoor ontstaat er meer ruimte voor de zaken die moeilijker te standaardiseren zijn, zoals sales, stock forecasting, customer support en productontwikkeling.

De combinatie van Odoo en de API-koppelingen zorgt voor meer consistentie in de flow tussen webshop, ERP en logistieke partner. Het team krijgt een centrale basis voor masterdata en opvolging, terwijl de klantgerichte webshop en de logistieke uitvoering hun rol blijven spelen.

De grootste winst zit daardoor niet alleen in automatisering, maar ook in rust: minder losse eindjes, minder afhankelijkheid van manuele overdracht en meer vertrouwen in het proces.
Zo ontstaat een digitale architectuur die niet alleen de werking van vandaag ondersteunt, maar ook ruimte laat voor de keuzes van morgen.

Wat andere organisaties hieruit kunnen meenemen

Betrek externe IT-partners vroeg in het traject

Zodra je ERP-systeem moet samenwerken met externe software of een externe partner, wordt afstemming cruciaal.

Je bent niet alleen afhankelijk van de technologie, maar ook van de capaciteiten, beschikbaarheden en prioriteiten van de betrokken IT-partners.

Daarom is het belangrijk om verwachtingen, verantwoordelijkheden en timing vroeg in het traject duidelijk te maken tussen de betrokken partijen. Dit resulteert in een meer kwalitatieve samenwerking.

Zoek de juiste balans tussen vervanging en integratie

Zoek de juiste balans tussen vervanging en integratie
Een ERP-project is geen wedstrijd om zoveel mogelijk systemen te schrappen. Soms is vervangen de juiste keuze. Soms is integreren slimmer.

De kunst zit in objectief bepalen welke systemen waarde creëren, waar frictie ontstaat en welke optie op termijn het meeste rendement oplevert.

Bouw een architectuur die later nog keuzes toelaat

De beste oplossing voor vandaag hoeft niet dezelfde te zijn als deze in de toekomst.

Door gefaseerd te werken, behoudt EQ3 flexibiliteit. De webshop blijft vandaag in Drupal, maar de architectuur laat ruimte om later opnieuw te bekijken of bepaalde onderdelen beter naar Odoo verhuizen.

“Voor ons was het belangrijk dat onze bestaande webshop behouden bleef, maar dat de achterliggende flow sterker werd. SustainERP heeft mee nagedacht over het volledige proces en niet alleen over de technische koppeling. Die aanpak gaf ons vertrouwen dat de oplossing niet alleen vandaag werkt, maar ook kan meegroeien met onze organisatie.”

Hilde Marinus, CEO/stichter